Herzlich Willkommen auf der Schulungsseite. Sie erhalten nachfolgend einen Überblick über alle Funktionen und den Umgang mit dem System.

Nach dem Login gelangen Sie zu ihrem Dashboard. 

Dieses ermöglicht Ihnen eine schnelle und zentrale Navigation durch das Tool und präsentiert die relevantesten Daten.

Durch einen Klick auf das doo Logo (oben links) gelangen Sie jederzeit zu Ihrem Dashboard zurück.

Über das Dashboard können Sie die Organisationseinstellungen aufrufen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad in der blauen Zeile im oberen rechten Bereich.

Hier finden Sie alle Informationen bezüglich Ihrer Veranstaltung.

Neue Veranstaltungen erstellen Sie über die Auswahl des Templates.

Erstellt der Regional-Account eine Veranstaltung, so befindet sich diese als Entwurf in Ihrer Veranstaltungsübersicht.

Veranstaltungen können sich in verschiedenen Phasen befinden. Sie können Live, in Erstellung oder Abgeschlossen sein.

"Live" bedeutet, die Veranstaltung kann von Teilnehmern gebucht werden und ist über die Veranstaltungs-Webseite aufrufbar. Veranstaltungen dieser Art sind durch grüne Symbole gekennzeichnet.

"In Erstellung" heißt, die Veranstaltung ist derzeit noch im Entwurf. Veranstaltungen dieses Types werden durch orange Symbole dargestellt.

"Abgeschlossene" Veranstaltungen können im Tab-Menü oben eingesehen werden. Zudem werden sie ausgegraut dargestellt.

• gehen Sie auf die Internetseite www.hornbach.de
• klicken Sie auf "mein Markt"
• unter "Alle Veranstaltungen in Ihrem Markt" finden Sie Ihre Veranstaltungen

Auf der untersten Abbildung sehen Sie die Informationen Ihrer Veranstaltung. Neben dem Titelbild sind alle veranstaltungsrelevanten Daten angegeben. Dazu zählen...

• das Veranstaltungsdatum (mit Uhrzeit)
• der Veranstaltungsort (mit detaillierten Informationen und einer Karte)
• die Zielgruppe
• die Kontaktdetails des Organisators der Veranstaltung

Veranstaltungen können einfach kopiert werden. Sie müssen sich jedoch in den Phasen Live oder abgeschlossen befinden.

Veranstaltungen im Status "Live" können Sie diese über das Dreipunktemenü kopieren.

Bei abgeschlossenen Veranstaltungen klicken Sie zum kopieren einfach auf das Kopieren-Symbol neben dem Dreipunktemenü.

Hinweis! Alternativ können Sie die Veranstaltung durch einen Klick auswählen und die Veranstaltung über das Administrationsfeld kopieren.

Nach dem Kopieren werden Sie aufgefordert das Veranstaltungsdatum abzuändern.

Veranstaltungen können einfach abgesagt werden. Sie müssen sich dafür jedoch in der Phase Live befinden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um ein Event abzusagen.

In der Veranstaltungsübersicht können Live-Veranstaltungen über das Dreipunktemenü abgesagt werden.

Alternativ können Sie die Veranstaltung durch einen Klick auswählen und die Veranstaltung über das Administrationsfeld absagen.

In jedem Account sind sechs Veranstaltungsvorlagen hinterlegt und müssen zur Veranstaltungserstellung genutzt werden.

Alternativ befindet sich eine durch den Regionalaccount erstellte Veranstaltung als Entwurf in Ihrer Veranstaltungsübersicht. Nach wenigen Anpassungen können Sie diese live-schalten.

Die Templates "ohne Registrierung" zeichnen sich dadurch aus, dass der Teilnehmende kein Ticket buchen kann und somit nur Informationen zur Veranstaltung erhält.

E-Mail Inhalte

Unter E-Mail Inhalte können Sie Absenderinformationen sowie die Texte für die automatische Buchungsbestätigung, Veranstaltungserinnerung und Stornierungsbestätigung anpassen.

1. Klicken Sie auf "Absenderinformationen bearbeiten“.
2. Geben Sie einen Absendernamen ein. Dieser Name wird dem Empfänger in seinem E-Mail-Programm angezeigt (= Outlook-Name) und ist frei wählbar (Standard: HORNBACH Baumarkt AG).
3. Wählen Sie eine Absenderadresse (=Postfach/E-Mail Adresse) aus.

Hinweis! Standardmäßig ist die E-Mail Adresse des Veranstaltungskontaktes, sowie die Signaturen und Texte hinterlegt.

Zuletzt können Sie die Texte für die automatische Buchungs- und Stornierungsbestätigung bearbeiten.

Klicken Sie dafür auf „E-Mail Inhalt bearbeiten“. Standardtexte sind hier bereits für beide E-Mails hinterlegt.

Sie können neben den Links zum Buchungsportal einen automatisch generierten Kalendereintrag oder die

Buchungsdetails zusätzlich versenden. Sie können eine Beispiel-Mail an eine beliebige E-Mail Adresse zum

Testen versenden. (Klicken Sie auf „Beispiel-E-Mail versenden“)

Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe

Unter "Buchungsbedinugen, Storno & Buchungsfreigabe" können Sie Ihre eigenen Bedingungen hinterlegen und weitere Einstellungen zu den Buchungen und Stornierungen vornehmen.

„Ihre Buchungsbedingungen“: Sind voreingestellt und änderbar.

Sprachen

Tickets & Anhang

In den Einstellungen zu "Tickets & Anhang" können Sie bei Ticketoptionen wählen, ob ein PDF-Ticket mit QR-Code zum Check-In mit der Buchungsbestätigungsmail und ein E-Mail-Anhang mit den Buchungsmails versendet werden soll.

Zudem können Sie unter „E-Mail-Anhang für Teilnehmende“(im System steht Teilnehmer) weitere

E-Mail-Anhänge zur (automatischen) Buchungsbestätigungsmail hinzufügen.

Zugangscodes

In Ausnahmefällen (wie z.B. postalischer Versand der Einladungen) werden für die Registrierung der

Teilnehmenden Zugangscodes benötigt, die in die Einladung eingedruckt werden.

Ist ein Zugangscode bei einer Veranstaltung hinterlegt, werden alle oder einzelne Ticketkategorien erst sichtbar, nachdem auf der Veranstaltungswebsite der Code eingegeben wurde.

Sie können Codes auch per E-Mail verschicken. Nutzen Sie dafür den Spezial Link "Anmelden" oder die Personalisierung “Code” in Ihre Kampagnen-Nachricht. (! Sollten Sie diese Option nutzen, so ist es notwendig die E-Mail-Nachrichten in den unteren Feldern entsprechend anzupassen !)

Eigenschaften von Zugangscodes:

• Alle Zugangscodes sind veranstaltungsspezifisch und gelten immer genau für diejenige Veranstaltung für welche Sie angelegt werden.
• Wenn Sie die Ticketanzahl steuern möchten die mit einem Zugangscode gebucht werden kann, können Sie in der Veranstaltungsbearbeitung in den Ticketkategorie-Einstellungen eine maximale Anzahl an Tickets pro Buchung definieren.
  

Erstellen von Zugangscodes 

Um Zugangscodes einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu den Einstellungen der Veranstaltung für welche Sie einen Zugangscode erstellen wollen.
2. Klicken Sie unten links auf "Zugangscodes".
3. Gehen Sie auf "Neuen Zugangscode" erstellen.
4. Es öffnet sich der folgende Dialog (Beispiel):

• Interner Name: Benennen Sie die Zugangscode-Liste, z. B. "Code-Liste-01/22".
• Verwendung: Wählen Sie hier zwischen einem Code der nur für eine einzelne Buchung gültig ist oder einem mehrfach verwendbaren Zugangscode.
• Mehrfach-Codes empfehlen wir z.B für Veranstaltungen oder einzelne Ticketkategorien, die einer bestimmten Gruppe (z.B. Mitgliedern) zur Verfügung gestellt werden sollen.
• Einmal-Codes für eine Veranstaltung empfehlen wir für personalisierten Ticketzugang, den Sie ausgewählten Personen für Ihre Veranstaltung zukommen lassen möchten, z.B. über eine doo KampagneE-Mail-Nachricht.
• Anzahl der Codes: Legen Sie die Anzahl an Zugangscodes fest, welche erstellt werden sollen (bis zu 5.000 pro Liste).
• Ticketkategorien: Wählen Sie aus, ob nur bestimmte oder alle Ticketkategorien durch die Eingabe von Zugangscodes sichtbar werden sollen.
• Zeitraum eingrenzen: Schränken Sie, falls gewünscht, den Gültigkeitszeitraum der Zugangscodes ein. Die verschlüsselten Ticketkategorien können nur innerhalb der angegebenen Zeitperiode freigeschalten werden und sind außerhalb dieses Zeitraums nicht verfügbar.
• Personalisieren und Vorbefüllen von Einmal-Zugangscodes: Diese Funktion können Sie nutzen, um bestimmten Kontakten einen Zugangscode zuzuweisen
  
• Um eine Zugangscode-Liste zu personalisieren klicken Sie in der Übersicht auf das Stiftsymbol der entsprechenden Code-Liste. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Zugangscodes einzelnen Kontakten oder einer Kontaktgruppe zuzuordnen. Wenn Sie die Code-Liste anschließend herunterladen, können Sie sehen welcher Code zu welchem Kontakt zugeordnet wurde und diese entsprechend verteilen.
• Über "+ Kontakt hinzufügen" wird ein Feld generiert, in welchem Sie Ihre Kontakte durch die Eingabe eines Namens oder der E-Mail Adresse durchsuchen können und diesem anschließend einen der Codes zuordnen können.
• Über "+ Kontakte aus Gruppe" können Sie einer Gruppe aus dem Kontaktcenter die Codes zuordnen.
  HINWEIS! Die Zugangscodes sind nur mit bereits bestehenden Kontakten verknüpfbar. Neue Kontakte können keine personalisierten Zugangscodes erhalten oder eingetragen werden.
• Wenn Sie anschließend bei "Mit Kontaktdaten vorbefüllen" den Haken setzen können Sie wählen, ob die Daten bei den Teilnehmenden-Fragen, den Buchungs-Fragen oder bei beiden vorbefüllt werden sollen.

• E-Mail-Benachrichtigungen: Geben Sie hier optional eine E-Mail-Adresse ein, um für jede Einlösung des Zugangscodes eine Benachrichtigung zu erhalten.
• Sichern Sie Ihre Einstellungen über "Speichern".
  

Sie können hier Ihre Zugangscodes bearbeiten, starten/stoppen oder löschen.

Ein Zugangscode ist inaktiv, wenn er durch einen eingeschränkten Gültigkeitszeitraum aktuell nicht eingelöst werden kann. Um ihn zu aktivieren, passen Sie die Einstellungen unter Zeitraum eingrenzen an.

Bereits eingelöste Codes können nicht mehr gelöscht werden. Allerdings ist es möglich sie zu deaktivieren. Deaktivierte Codes können nicht mehr eingelöst werden und werden in der Übersicht als "Gestoppt" markiert.

Nachdem Sie die Angaben der Codeliste gespeichert haben, erscheint sie in der Übersicht. 

Um zu erfahren, welche Codes wie häufig, von wem und für welche Buchung eingelöst wurden, können Sie sich jederzeit über die Einstellungen der Veranstaltung die entsprechende Code-Liste herunterladen. Auch in der Excel-Buchungsübersicht, die Sie über die Veranstaltungsdetail-Seite herunterladen können, werden etwaige verwendete Promotion- und Zugangscodes aufgeführt.

In der Buchungsübersicht wird jede einzelne Buchungen aller accountbezogenen Veranstaltungen zentral gesammelt.

Über den Menüpunkt "Buchungsübersicht" können Sie die Verwaltung der Buchungen vornehmen, egal ob es um den Ticketversand oder die Buchungsbestätigung geht.

Daher erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen integrierten Filterfunktionen.

Kontakte importieren

Um Kontakte zu einer Gruppe hinzuzufügen, müssen Sie im Menü links das Feld "Kontakte" auswählen. Klicken Sie anschließend rechts auf "Kontakte verwalten".

Verteilerliste importieren:

Klicken Sie auf „Kontakte importieren“ um eine vorliegen Verteilerliste hochzuladen.

Wichtig! Nutzen Sie für die Erstellung der Verteilerliste diese Vorlage.

Wichtig! Vor dem Upload müssen muss in der Spalte "Veranstaltungskommunikation" die Zahl "1" bei jedem Datensatz hinzufügt werden.

Wählen Sie im folgenden Schritt die Verteilerliste, die Sie hochladen möchten und wählen Sie unter „CSV-Encoding anpassen“ entweder "UTF-8" oder "ISO 8859-1 (Latin-1)" aus.

Optional haben Sie die Möglichkeit über die Liste neue Antwortmöglichkeiten zu den Systemfeldern "Anrede" und "Titel" hinzuzufügen oder neue Werte als Antwortmöglichkeiten zu eigenen Datenfeldern hinzuzufügen.

Standardmäßig können die Teilnehmenden zwischen der Anrede Herr oder Frau auswählen, sollten Sie jedoch abweichende Anreden wünschen können Sie diese über das Aktivieren der Checkbox vor "neue Antwortmöglichkeiten zu den Systemfeldern "Anrede" und "Titel" hinzufügen" hochladen. Abweichende Anreden die im folgenden Schritt dem Datenfeld "Anrede" zugeordnet werden, werden dann dem Datenfeld hinzugefügt und sind fortan zur Auswahl verfügbar.

Haben Sie eigene Kontaktdatenfelder im Drop-Down-Format angelegt, können Sie diesen neue Werte über das Aktivieren der Checkbox - "neue Werte als Antwortmöglichkeiten zu eigenen Datenfeldern hinzuzufügen" -hinzufügen.

Bestätigen Sie den Schritt anschließend durch das Klicken auf "Weiter".

Im letzten Schritt müssen die Datenfelder zugeordnet werden.

Wählen Sie zuerst das Datenfeld, welches zur Identifizierung der Kontakte genutzt werden soll. Dies kann die E-Mail-Adresse, Ihre eigene Kunden-ID und die doo Kontakt-ID sein.

Identifizierung von Kontakten

Um doppelte Datensätze beim Upload auszuschließen, nutzt das System das Datenfeld „E-Mail-Adresse“ zur Identifizierung der Kontakte. Bitte ändern Sie diese Einstellung nicht.

Anschließend können Sie die weiteren Datenfelder zuordnen.

Das Programm ordnet Datenfelder automatisch zu, sofern diese im System unter dem gleichen Namen angelegt wurden.

Im nächsten Schritt müssen die Kontakte einer Gruppe zugeordnet werden, alternativ können Sie eine neue Gruppe anlegen.

Abschließend wird der Umgang mit Duplikaten abgefragt. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen drei Optionen auszuwählen:

Option 1 ordnet nur neue Datenfelder den Kontakten zu. Ist ein Datenfeld bereits ausgefüllt wird dieses nicht abgeändert.

Mit der zweiten Option werden alle Felder mit den neuen Werten überschrieben.

Bei der dritten Option werden nur neue Kontakte übernommen, bestehende Kontakte jedoch nicht verändert.

Über den Button "Kontakte importieren" bestätigen Sie Ihre Angaben. Eine Zusammenfassung des Uploads erhalten Sie an Ihre E-Mail.

Wichtig! Die Daten die zur Identifikation genutzt werden, müssen eindeutig sein, gibt es mehrere

gleiche Datenfelder, so werden die Änderungen eventuell nicht übernommen

Hinzufügen einzelner Kontakte:

Klicken Sie auf „Neuen Kontakt erstellen“ um einzelne Kontakte manuell hinzuzufügen.

Wichtig! Setzen Sie bei manuell hinzugefügten Kontakten unbedingt einen Haken in der Checkbox "Veranstaltungskommunikation", da der Kontakt sonst nicht per E-Mail kontaktiert werden kann.

Gruppen

Während des Kontaktimports können Sie eine neue Gruppe erstellen (vgl. Import-ID im EventNet).

Wählen Sie dafür einfach "Neue Gruppe erstellen" im Drop-Down-Menü aus.

Ergänzend können Sie später im Filter über das Drop-Down-Menü auch weitere neue Gruppen erstellen und bereits importierte Kontakte der Gruppen hinzufügen.

Durch die verschiedenen Gruppen können Sie individualisierte E-Mail Kampagnen versenden.

Kontaktsuche

Sollten Sie einen Kontakt bearbeiten wollen, so können Sie diesen über die integrierte Such- und Filterfunktion finden. Geben Sie dazu einfach bekannte Kontaktdetails in das Suchfeld ein und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "Suchen". Um die Suche zu verfeinern können Sie über "Weitere Suchfunktionen" zusätzliche Suchkriterien hinzufügen.

Wichtig! Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der richtigen Gruppe befinden.

Besuchersuche (Besucher = Teilnehmende welche zur Veranstaltung zugesagt haben)

Sollten Sie einen Besucher bearbeiten wollen, so können Sie diesen über die integrierte Such- und Filterfunktion in der Buchungsübersicht finden. Geben Sie dazu einfach bekannte Daten (E-Mail Adresse, Buchungsnummer, Name,...) in das Suchfeld ein und bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "Suchen". Um die Suche zu verfeinern können Sie über "Weitere Suchoptionen" zusätzliche Suchkriterien hinzufügen.

Kontakte exportieren

Wichtig! Dieser Abschnitt beschreibt den Export der Kontaktliste, dies ist kein Export der Teilnehmerliste.

Um Kontakte aus dem System zu exportieren, müssen Sie in der Menüstruktur das Menüfeld "Kontakte" auswählen. Klicken Sie anschließend auf "Kontakte verwalten" und wählen Sie "Kontakte exportieren" aus. Anschließend können Sie den Dateinamen festlegen und zwischen den Dateicodierungen UTF-8 oder ISO 8859-1 (Latin-1) wählen. Wir empfehlen Ihnen die UTF-8 Codierung.

Tipp! Sie können auch einzelnen Gruppen exportieren und den integrierten Filter nutzen. Bei dem Export werden alle Datenfelder und Kontaktinformationen, wie Gruppenzugehörigkeiten oder Newsletteranmeldung exportiert

Die Datei kann mit allen gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen weiter bearbeitet werden. Um die .csv Datei in eine übliche Tabellenkalkulationsdatei zu verwandeln, öffnen Sie diese in Excel. Die Daten werden nun alle in der ersten Spalte angezeigt und sind durch ein Komma getrennt.

Um die Daten zu trennen, wählen Sie die erste Spalte aus. Klicken Sie anschließend auf "Daten" und wählen Sie "Text in Spalten" aus.

Folgen Sie dem Textkonvertierungs-Assistenten. Wählen Sie im ersten Schritt "mit Trennzeichen versehen" aus. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf "Weiter".

Wählen Sie im zweiten Schritt "Komma" in der Auswahlliste der Trennzeichen aus. Vergewissern Sie sich, dass ausschließlich dieser eine Wert ausgewählt ist und gehen Sie zum nächsten Schritt über.

Im letzten Schritt können Sie das Datenformat für jede Spalte festlegen, alternativ können Sie das Format bei dem Standard-Datentyp belassen. Schließen Sie den Assistenten mit einem Klick auf "Fertig stellen". Anschließend kann die Daten über das Dialogfeld "Speichern unter" im Dateiformat .xlsx abgespeichert werden.

Buchungsliste exportieren